一) 目的： 確保跟随貨物的文件填寫，及相關流程符合保安條例要求。 二) 適用範圍： 適用於與貨物出口有關的各種文件。 三) 定義： 貨物文件 – 即跟随貨物的文件 四) 職責： 4.1 行政主管負責監控。 4.2 報關員負責實施。 五) 程序： 5.1 對於進出口貨物，報關員需填寫或出示以下文件 1. 進出口貨物報關單 2. 出口貨物許可證或其他批文 3. 載貨清單 4. 發票 5. 合同正本 6. 報關委託書 7. 商檢證（動檢證） 8. 出口收匯核銷單 9. 司機簽證薄 10. 司機紙 11. 海關認為需要的其他單證 5.2 報關員填寫以上文件時，必須做到真實、準確、齊全、清楚，並做到二個相符。 1. 單證相符： 即報關單與合同、批文、發票、裝箱單等相符； 2. 單貨相符： 即報關單中所報內容與實際進出口貨物情況相符。特別是貨品名稱、規格、數量、原產地、價格等內容必須真實，不得出現差錯，更不能偽報、瞞報及虛報。 5.3 不同合同的貨物，不能填在同一份報關單上，同一批貨物中有不同貿易方式的貨物，也須用不同的報關單向海關申報。 5.4 一張報關單上如有多種不同的商品，應分別填報清楚，但一張報關單上一般 5.5 進料加工，來料加工的料、件，進口後經批准轉內銷或作為以產頂進，也應填寫《進出口貨物報關單》，如批准內銷以產頂進的制成品，則應填報相關的進口料、件。 5.6 報關單中填報的項目要準確、齊全。報關單所列各欄要逐項詳細填寫，內容無誤。 5.7 為實行報關自動化的需要，申報單除填寫報關單上的有關項目外，還應填上有關項目的代碼。 5.8 電腦預錄入的報關單，其內容必須與原報關單完全一致。報關員應認真核對，防止錄錯，一旦發現有異，應及時請錄入人員重新錄入。 5.9 向海關申報的《進出口貨物報關單》，事後由於各重原因，出現後來填報的內容與實際進出口貨物不一致，需立即向海關辦理更正手續，填寫報關單更正單，對原來填報項目的內容進行更改，更改內容必須清楚，一般情況下，錯什麼，改什麼；但是，如果更改的涉及到貨物件數的變化，則除應對貨物的件數進行更改外，與件數有關的項目，如貨物的數量、重量、金額等也應作相應的更改；如一張報關單上有兩種以上的不同貨物，更正單上應具體列明是那些貨物作了更改。 5.10 對於海關接受申報並放行後的出口貨物，由於運輸工具配載等原因，全部貨物或部分貨物未能裝載上原申報的運輸工具的，出口貨物發貨人應向海關遞交《出口貨物報關單更改申請》。
